【决策研究】陈政初:基层秘书队伍建设和管理亟待加强——关于基层秘书队伍建设的调查与思考

摘要: 乡镇党政办公室和县直部门单位办公室秘书队伍的工作水平、工作质量和工作效率的高低直接影响和制约着办公室工作职能的有效发挥,直接影响和制约着乡镇党委政府和县直部门单位的工作效能和水平。



作者单位:湖南省委政法委研究室

乡镇党政办公室和县直部门单位办公室秘书队伍的工作水平、工作质量和工作效率的高低直接影响和制约着办公室工作职能的有效发挥,直接影响和制约着乡镇党委政府和县直部门单位的工作效能和水平。为全面了解基层秘书队伍现状,推动基层秘书队伍建设,今年上半年,我组织有关人员,采取问卷调查、集体座谈和个别访谈等方式对娄底市辖区内的20个乡镇和10个县直机关单位办公室的151名秘书从业人员有关情况进行了一次调研,发现基层秘书队伍问题不少,亟待采取措施切实加强建设和管理,为履行基层部门职能、做好基层工作提供坚强的人才保障。

概况及现状

1.年龄结构情况。被调查的151名秘书中乡镇122人、县直机关单位29人,其中男性77人,占51%;女性74人,占49%。20-30岁的共66人,占43%,其中25岁以下的2人,占1.3%,县直机关单位25岁以下的没有;31-40岁的共64人,占42%;41岁以上的22人,占15%;其中41岁以上人数比例超过20%的乡镇有6个,超过40%的县直机关单位有3个。从调查的情况来看,秘书队伍年龄正逐步趋向老化。

2.知识结构情况。被调查的秘书人员中,高中学历共14人,占9%,全部在乡镇工作;中专学历24人,占16%;大专学历85人,占56%;本科学历28人,占19%;其中第一学历是大专或本科的占24%,其他大部分是通过自学考试或函授等途径获得大专或本科学历的。在秘书人员所学专业中,无一人为秘书专业,与秘书专业相近的中文专业也只有18人,占12%,其余所学专业五花八门,与秘书工作相去甚远,基本上是所学非用、所用非学。

3.享受待遇情况。被调查的秘书人员待遇普遍偏低。调查数字显示,乡镇秘书反映各项待遇较好的占1%,认为一般的占40%,认为差的占59%。在政治待遇上,共有11个办公室主任为副科级干部,占被调查人数的7%,1名乡镇党政办公室主任进了党委班子,其他均为一般干部,有些从事秘书工作近十年的同志,现仍是一般干部,他们认为,辛辛苦苦许多年,政治待遇不沾边,有秘书自嘲“光荣的岗位,最苦的差事”。在经济待遇上,乡镇党政办公室工作日中午和晚上、节假日值班期间,部分单位适当考虑了值班补助,最多的90元/人·月,最少的20元/人·月,4个乡镇党政办公室工作人员没有值班补助;县直机关单位办公室加班有适当补助,乡镇党政办公室加班没有任何补助。在办公经费方面,38%的乡镇党政办公室工作经费不能及时保障,平时开支需干部先拿工资垫付,待后报销。

4.履行职责情况。椐调查了解,当前基层办公室尤其是乡镇党政办公室普遍存在工作移位现象,办公室秘书要承担日常值班、材料撰写、信息采编、机关卫生、后勤接待服务工作;有的要负责来信来访、机要档案、文件印发、各类统计填报工作;有的要联村办点,参与一些大大小小的中心工作;有的还身兼数职,负责人大、政协、组织人事、宣传统战等具体工作。导致秘书人员在其位不在其职,在其职不在其位,许多时候把主要精力花在非本职工作上。乡镇秘书普遍反映,从早到晚,加班加点,熬更守夜,节假日还要值班,工作繁杂琐碎,头绪多、任务重、难度大。调查数字显示,乡镇秘书平均每天工作量在8小时以内的占15%;9-12小时的占75%,13-16小时的占10%。每天超负荷运转使许多乡镇秘书处于一种疲于应付的境地,成了勤杂员、电话员,甚至是“救火队员”,真正从事领导参谋助手的秘书不多。特别是在调查研究上十分欠缺,为上级与同级党委政府决策提供有价值的材料少,办公室的参谋助手和综合协调职能没有得到有效发挥。

问题及原因

1.青黄不接,人才不继。在国家取消大中专毕业生分配后,乡镇和县直部门单位进人渠道主要是少数复退军人安置,很少有新生力量充实到基层行政单位和事业单位工作,从而导致秘书队伍后继乏人。长此以往,秘书队伍将会出现严重的青黄不接和断档现象。同时,秘书人才十分难得,特别是政治素质好、业务能力强、知识功底厚的优秀文字秘书人员非常难求。文字秘书是办公室工作中非常重要而又十分辛苦的岗位,培养一名合格的文字秘书需要2-3年时间,一般人望而生畏不愿从事文字工作,当一些优秀的文字秘书被提拔或调动后,新的人员一时难以补充到位,文字秘书就出现空缺,造成办公室调查研究、信息采编、材料综合等工作被动。

2.素质不高,能力不强。调查显示,乡镇办公室的业务骨干在秘书岗位上工作5年以上的占9%,2-5年的占38%,2年以下的占53%。近年来,市、县业务培训十分有限,且受训面小,其中部分受训秘书已调离了秘书岗位。从调查情况来看,基层秘书队伍尤其是业务骨干经受了几乎是脱胎换骨式的更新交替,部分在秘书岗位上工作时间不长、业务不熟悉,没有接受过系统的秘书理论教育,其知识结构和能力水平与工作不相适应,尤其是开展调查研究、文字综合的能力不强,无法发挥办公室以文辅政的职能。由于秘书人员综合素质不高,业务能力不过硬,参谋作用不到位,工作中无法求得主动,经常被别人牵着鼻子走,任人摆布,导致出现了“无为无位”、“无位无为”的恶性循环局面。

3.重视不够,待遇不好。部分单位领导认为秘书是跑腿打杂的“勤杂工”、上传下达的“收发员”、处理信访的“接待员”,对秘书既不放心,也不放手,基层秘书形同虚设,无职无权,有力无处使,有谋无处参,秘书处于“领导交办我就办”的被动服务状态。有的单位领导对秘书工作说起来重要,用起来次要,提拔起来不要,有的秘书工作多年,还是原地踏步。有的秘书长期从事文字工作,缺乏交际锻炼,协调能力不强,一旦被领导忽视,很容易产生强烈的失落情绪,得过且过,不思进取。一些单位领导平时很少重视和过问办公室工作,对秘书的思想、工作和生活等情况了解不多,帮他们解决实际困难更少,致使秘书人员成了思想上的茫人、政治上的庸人、工作上的忙人、身体上的病人、经济上的穷人,基层秘书整体队伍缺乏生机和活力。

4.人心不定,队伍不稳。许多基层秘书感叹:秘书工作是一般人干不了、能干的人不愿干的差事,选进来的不容易,留下来安心工作的更不容易。条件艰苦、工作辛苦、生活清苦,严重制约了基层秘书队伍的健康发展,直接影响了基层秘书队伍的稳定,造成了基层秘书特别是乡镇秘书队伍人心不定、队伍不稳。一是随着基层领导的知识水平不断提高,秘书工作也有了更高的要求,要让领导满意非常难,工作压力越来越大,很多秘书因承受不住重压纷纷“跳槽”。二是基层秘书人员所付出的劳动与其所享受的待遇严重失衡,使得一些年轻秘书人员不愿立志献身秘书工作,而把秘书岗位作为个人事业的跳板。三是在办公室岗位上干得特别出色的一般被提拔到其他岗位上任职,就地升职留用的很少,形成严重的优秀秘书人才外流现象。随着优秀秘书人才的不断外流,基层单位和乡镇的秘书人才越来越紧缺,有的单位拉夫凑数充当秘书,有的乡镇一年换一个秘书,甚至一年换几个,造成更换频繁。走的走,留的留,塞的塞,基层秘书成了“流水兵”。

对策及建议

1.抓人才,强基础,确保队伍良性发展。培养充实年轻秘书人员和秘书骨干力量,应作为当前加强基层办公室工作的重要任务来抓。要建立良好的秘书人才选用机制,拓宽基层秘书人员流入渠道,不断补充基层秘书队伍的新鲜血液和有生力量,做到细水长流永不枯,形成人才培养的良性循环机制。一要建立秘书人才后备库。要对乡镇、县直机关各单位、学校、企业单位的在岗秘书和30岁以下秘书相近专业毕业、有一定写作水平的干部职工进行一次调查摸底,将他们列入秘书后备队伍名单,建立人才后备库。二要科学开发秘书人才。在选用秘书人才过程中,要不拘一格,不求全责备,可拓宽渠道,放宽政策,把一些基础好、素质高的人才选进秘书队伍,形成年龄结构合理、永葆生机活力的秘书梯队。要探索打破身份、单位等限制,从教师队伍、企事业单位或县直机关单位的二级机构中公开招考、广纳良才;要通过公务员统一考试,加大从应届大学毕业生中录用人才的力度,对考试合格的,先行试用,适应工作的再正式办理调入手续。三要严把队伍入口关。要从严选才,把德才兼备的优秀年轻干部选进秘书队伍,坚持宁缺勿滥,严格控制不合格人员进入,使不适合的进不来,进来的能做事,真正将优秀人才选进秘书队伍。同时,要疏通出口,把不适合秘书工作的人员及时调离出岗,确保秘书队伍健康发展。

2.抓培训,强业务,提高队伍整体素质。加强在岗秘书队伍的培训,提高秘书队伍的业务水平和综合素质,应作为一项基础工作来抓。要开展多形式、多渠道、多层次的秘书人员教育培训,加强基层秘书队伍的培养和锻炼。一是集中培训与分散培训相结合。要邀请秘书工作专家授课,每年组织基层秘书人员定期进行一次集中培训,并在全体秘书人员中开展秘书岗位资格考试,合格的方可上岗;凡新上岗的基层秘书,都要到市县党委、政府办公室跟班学习,每次不少于一个月;上级部门党委政府办公室可根椐各单位办公室的需要,派人上门授课,现场培训,分散办班。二是专题辅导与经验交流相结合。针对办文、办会、公文写作等一些业务性强的工作,可适时采取专题讲座、理论研讨、经验交流、单项比武等形式,不断拓宽视野,丰富专业知识,相互促进,共同提高。三是理论与实践相结合。积极组织基层秘书人员开展专题调查研究、撰写调查报告,让秘书人员在实践中学习、在学习中锻炼,不断总结新经验和新方法,提高业务水平和实际工作能力。四是要成立秘书学会,为秘书人员搭建一个相互交流的平台。秘书学会组织开展业务培训、知识竞赛、外出考察学习等丰富多彩的活动,为秘书人员互相学习、交流创造良好的条件。

3.抓培养,强平台,营造良好工作环境。秘书人员是一个部门单位的“参谋”、“助手”、“耳目”,各部门单位要切实重视秘书工作,真正落实用事业留人、用感情留人、用适当的待遇留人的“三留人”政策,对秘书人员高看一等,厚爱一层,在政治上、经济上、工作上和生活上多关心,为秘书人员营造一个发挥才能、展示风采的平台。一要在政治上多关心。在政治待遇上,对优秀的秘书人员,要及时选拔或输送到重要岗位委以重任,使其发挥更多、更大的作用,促进人才合理流动,增强秘书队伍活力。乡镇党政办公室主任原则上要由副科级干部担任,非科级干部连续担任办公室主任3年以上的,应解决副科级待遇。二要在经济上多关心。乡镇党政办公室工作人员长期在晚上和节假日值班,应设置每人每月不少于100元的值班津贴,加班的应发给一定的加班补助;对文秘人员要发放一定文稿奖、发稿奖。三要在工作上多关心。要提高办公室的办公硬件水平,添置电脑、一体机等必要的现代化办公设备,提供良好的工作环境。四要在生活上多关心。要关心秘书人员的困难和疾苦,值班期间值班人员到食堂就餐要实行伙食补贴,要在政策和原则范围内,为他们解决好住房、就医、配偶工作调动、子女就学等一些实际问题,解除他们的后顾之忧,以便集中精力从事秘书工作。

4.抓考核,强制度,规范秘书队伍管理。要建立一套科学规范、行之有效的管理办法,规范秘书人员行为,使各项工作有章可循,有规可依,全面提高工作效率。一要明确职责。要明确基层办公室和秘书人员的具体工作职责,规定哪些事该由办公室和秘书负责,哪些事不由办公室和秘书负责,做到职责分明,责任明确。二要严格考核。根椐办公室的具体分工,对每个秘书人员实行量化考核,奖优罚劣。同时,可由县乡两级共同组织开展“优秀秘书”、“合格秘书”和“不合格秘书”评选活动,评选结果与秘书的年度考核和年度奖金挂钩,被评为优秀秘书的,授予荣誉称号和适当奖励。评为不合格秘书的,给予相应惩罚,并淘汰出秘书队伍。三要健全制度。要健全完善办文、办会、办事等工作制度,规范工作程序和流程,促进秘书工作制度化、科学化。

5.抓作风,强形象,打造精干秘书队伍。要狠抓基层秘书队伍作风建设,树立良好形象,打造一支乐于奉献、务实创新、团结协作的精干秘书队伍。一是要打造一支乐于奉献的队伍。要引导秘书人员正确认识自己的工作和价值,做到干一行、爱一行,专一行、精一行,正确处理苦与乐、得与失、个人与集体的关系,在荣誉面前不伸手、困难面前不却步,谋事而不谋利,奉献而不索取,耐得住生活清苦,耐得住工作艰苦,甘于在平凡的岗位上创造一流业绩。二是要打造一支爱岗敬业的队伍。要引导和教育秘书人员勤勤恳恳、踏踏实实、尽职尽责对待工作,做单位全体工作人员的表率,做兢兢业业、规规矩矩的表率,做到爱岗敬业,不断开创工作的新局面。三是要打造一支团结协作的队伍。要教育秘书人员做到到位而不越位、补台而不拆台,以大局为重、以工作为重,勇于主动揽过、通于承担责任,大事讲原则、小事讲风格,做到通力合作,统筹考虑,超前思维,精诚团结。

来源:湖南省人民政府发展研究中心月刊《研究与决策》2017年第6期




征稿启事:

“HNDRC_GOV”公众微信号是由湖南省人民政府发展研究中心主办,用于发布中心研究成果、分享中心资讯动态、探索中心研究路径的信息互动平台,自2015年7月1日上线以来,得到社会各界的广泛关注,现面向省内外征集稿件。


来稿要求欢迎关于湖南经济社会发展战略及重点、难点、热点问题的研究报告、调研报告及决策咨询建议,关于湖南区域经济社会发展研究及各地典型调研、经验推介的优秀报 告(如方便请提供可与文章配套的图片),思想深刻、内容精当的随笔、评论性文章等。篇幅上鼓励短小精悍,几百字到两、三千字均可,视情况可刊登在中心相关的决策咨询刊物上,供省领导参阅。

联系方式:

联系人:黄玮,张诗逸

电  话:0731- 82212146

E-mail:hngovdrc@163.com

地 址:长沙市五一大道351号湖南省人民政府发展研究中心

邮 编:410011






首页 - 湖南省人民政府发展研究中心 的更多文章: